سامانه جامع مدیریت شورا

سامانه مصوبات شورا و دبیرخانه

خلاصه ویژگی
• عدم تجمع ارباب رجوع درسازمانها نیازی به اتلاف وقت ارباب رجوع جهت پیگیری یک درخواست نیست و ارباب رجوع میتواند در زمانهای استراحت و یا حتی در منزل به بررسی و پیگیری روند درخواست خود بپردازد • احتمال مفقود شدن اسناد پرونده ارباب رجوع به شدت کاهش می یابد • امکان تعریف چارت سازمانی • امکان فرم داشتبرد شهروندان • امکان تعریف این سامانه برای ادارات و سازمانهای متفاوت که با ارباب رجوع در ارتباط میباشند • ارباب رجوع با کمترین هزینه میتواند ازوضعیت درخواست خود مطلع گردد این کاربا سامانه اس ام اس انجام میگیرد • با توجه به این که عملیات ثبت درخواست ها و نامه های اداری در سامانه به صورت الکترونیکی صورت میگیرد بنابراین کاهش هزینه هم خواهیم داشت. • امکان پیگیری لحظه به لحظه یک درخواست میسر میباشد. • اطلاع رسانی به ارباب رجوع درخصوص اتمام کار روی درخواست و دریافت نتیجه نهایی. • قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند • اطلاع رسانی شفاف درباره هر یک از خدمات ارایه شده در میز خدمت الکترونیکی و میز خدمت حضوری شامل مراحل گردش کار، مستندات مورد نیاز، قوانین و مقررات، سوالات متداول، مدت زمان انجام خدمت، هزینه های مورد نیاز برای دریافت خدمت، رویه ارایه شکایت و پیگیری و مسوول اصلی ارایه خدمت. • امکان اخذ درخواست خدمت از ارباب رجوع در قالب فرم های الکترونیکی و بارگذاری و ارسال. الکترونیکی مدارک و مستندات مورد نیاز برای دریافت خدمت توسط ارباب رجوع. • انجام کلیه استعلامات و انجام فرآیندهای بین دستگاهی مورد نیاز برای ارایه خدمت. • قابلیت ارایه و تحویل خدمت به ارباب رجوع به صورت الکترونیکی. • ارایه کد رهگیری منحصربه فرد به درخواست خدمت به منظور ردگیری مراحل اجرای فرآیند پردازش درخواست خدمت و بازیابی و رجوع به سوابق اطلاعات خدمت ارایه شده. • امکان ارسال پیامک به منظور اطلاع رسانی مراحل پردازش درخواست خدمت به ارباب رجوع. • نظرسنجی الکترونیکی از ارباب رجوع در ارتباط با کیفیت خدمات ارایه شده در میز خدمت.
امکانات نرم افزار
کارتابل اعضاء شورا • مشاهده در خواست های ارباب رجوع. • لیست مصوبات ، جلسات ،کمیسیون ها وکمیته ها. • دادن رای به مصوبات شورا. کارتابل مدیریت • مشاهده نامه های شورا . • فرم داشبرد شهروندان • لیست مدیریت اعضا شورا. • فرم مدیریت کمسیون ها ،کمیته ها ، هیئت رئیسه و تاریخچه شورا . • فرم آرای اعضا شورا. کارتابل ارباب رجوع • ارسال در خواست ارباب رجوع به شورا و مشاهده پاسخ درخواست. • پیگیری درخواست از طریق کد پیگیری و مشاهده سوابق درخواست. • مشاهده بیوگرافی اعضا ، ارتباط با اعضا و مشاهده کمیته ها،کمیسیون ها و حتی جلسات . • امکان رهگیری درخواست توسط ارباب رجوع .
قابلیت های نرم افزار دبیرخانه و مصوبات شورا
• امکان تعریف چارت شورا. • امکان تعریف انواع کمیسیون ها با معرفی اعضا. • ثبت نامه های وارده و ارجاع آن به جلسه ی عمومی و کمیسیون های مختلف. • ثبت تمام نامه های صادره به دستگاههای مختلف. • امکان گزارش گیری از انواع نامه ها به تفکیک (ارباب رجوع- شهرداری- ادارات و...). • امکان تعریف کارتابل اعضا و امکان تعریف انواع جلسات . • امکان تعریف الگوی صورت جلسه های کمیسیون ها. • ثبت رویدادهای جلسات نسبت به حاضرین و غایبین و مهمانان دعوت شده. • قابلیت رای گیری و ثبت آن برای کلیه موارد مطرح شده در جلسات. • امکان چاپ صورتجلسات جلسه های عمومی و کمیسیون ها. • نمایش عملکرد شوراها در کمیته های مختلف بصورت هفتگی، ماهیانه و سالیانه. • گزارشگیری مصوبات شورا به تفکیک نوع مصوبه. • قابلیت پارامتریک بودن نرم افزار که امکان تغییر عمده عملیات نرم افزار را میسر می سازد.
نتیجه گیری
• عدم نیاز حضور ارباب رجوع و تسریع در رسیدگی به امور ارباب رجوع • امکان رای گیری مصوبات شورا بصورت غیر حضوری بطوریکه اعضای غایب نیز میتوانند در فرایند رای گیری شرکت کنند و از نتایج مطلع گردند. • اشراف کامل ریاست شورابر فرایند ها و رسیدگی به امورات مردم. • امکان ایجاد کارتابل برای فرمانداری و شهردار جهت دریافت مصوبات شورا
پیش نیاز جهت نصب و راه اندازی