خلاصه ویژگی
با توجه به تغییر و تحولات در تکنولوژیها و تاثیر آنها در روند کار سازمانها ، حرکت بسوی حذف بروکراسیهای اداری ، یکی از الزامات سازمانهای دولتی و خصوصی شده است . لذا نیاز به سامانه های هوشمند جهت طراحی فرآیندها با توانایی بررسی و پاسخ دهی به ارباب رجوع احساس می گردد. بنابراین طراحی سامانه ای که درعین سادگی بیشترین و سریع ترین کارایی را داشته باشد موجب رقابت بین شرکتهای تولید نرم افزار خواهد بود. ارباب رجوع می بایست کمترین میزان مراجعه به سازمان حتی سامانه راداشته و با کمترین امکانات بتواند جوابیه درخواست خود را دریافت نماید و درصورت مراجعه به سازمان نیازی به مراجعه به واحدهای سازمان را نداشته و پاسخ درخواست خود را دریافت کند. شرکت راهبررایان ماد با مد نظر قرار دادن این موارد و استاندارد تنظیم شده توسط سازمان اداری و استخدامی کشور ، همچنین با بهره گیری از تیم طراحی حرفه ای نرم افزار، اقدام به طراحی و تولید سامانه میز خدمت الکترونیکی نموده است. این سامانه یک BPMS تمام عیار میباشد.
• سامانه شامل سه بخش در ارتباط با هم میباشد:
o بخش مربوط به شهروندان
o بخش مربوط به راهبر سیستم
o بخش مربوط به پرسنل سازمان
تصاویر سامانه
کاتالوگ
امکانات
امکانات سامانه:
• دسترسی به کلیه خدمات ارباب رجوع تنها از طریق یک سامانه
• ثبت درخواست خدمت ارباب رجوع:
ارائه رسید الکترونیکی و تعیین زمان و هزینه ی صدور پاسخ خدمت
ارائه کد رهگیری منحصر به فرد به درخواست ارباب رجوع
امکان رهگیری الکترونیکی مراحل گردش کار درخواست ارباب رجوع
امکان پرسش و پاسخ کاربران برای هر خدمت
ثبت شکایات و پیشنهادات و انتقادات در خصوص هر خدمت و دریافت کد رهگیری جهت پیگیری
امکان آپلود مدارک ارباب رجوع هنگام ثبت خدمت
امکان نظر سنجی پس از دریافت هرخدمت
• بخش فرمساز:
تعریف فرم معمولی یا فرم نظرسنجی
تعریف هرنوع فرم سازمانی (دارای متغیرهای عددی ، رشته ای ، منطقی ، آبشاری، دکمه، لیست ، تاریخ ، زمان ، گروه ، عنوان ، موقعیت مکان ، لینک نرم افزار ، بارگذاری فایل ، تصویر و ...)
تعریف فیلد برای هریک ازعناصر فرم برای ارتباط با هرنرم افزار
استخراج دیتا از هریک از فرمها
دارای قابلیت جهت ارتباط با هرسامانه ای
دارای قابلیت تنظیم پارامترهای فیلدهای فرم
• تعریف خدمت :
تعریف قوانین و مقررات خدمت
تعریف شناسنامه خدمت
تعیین استعلامات خدمت
تعیین هزینه و زمان
تعیین لینک های لازم برا ی سامانه های مرتبط با خدمت
قابلیت آپلود فایل های لازم هر خدمت
فرآیند ساز خدمت
تعریف گردش کار
قراردادن فرمهای تعریف شده در گردش کار
ارتباط گردش کار با چارت سازمانی
تعیین سطح دسترسی به فرمها ( خواندن /نوشتن یا هردو)
قابلیت امضا(کارشناس سازمان)
تعیین ارجاع به روشهای خودکار/دستی/شرطی
فرآیندهای مشروط درتمام مراحل
قابلیت تعویض پست سازمان در گردش کار
سهولت بهره برداری
عدم محدودیت در بکارگیری فرمها و گردش کار
• ارایه گزارشات :
ارائه گزارشات تحلیلی متنوع بر اساس خدمات / درخواست ها / پست سازمانی / بازه ی زمانی / وضیعت درخواستها و....
ارزیابی خدمات ارایه شده برای هر خدمت و هرشخص
ثبت رویدادهای سیستم در بخش راهبر سیستم / پرسنل/ شهروند
گزارش رویدادهای کارتابل پرسنل (زمان ارایه ی خدمات : عالی / خوب / متوسط / ضعیف)
گزارش خدمات ارایه شده با تاخیر
هشدار خدمات با تاخیر در کارتابل با رنگ قرمز
• تعریف چارت سازمانی :
امکان تعریف چارت سازمانی در حوزه های مختلف با پست سازمانی مختلف و افراد مختلف
امکان تعریف چندین زیرمجموعه برای هر پست سازمانی
وجود بخش ثبت رویداد سیستم در قسمت چارت سازمانی
• پنل مدیریت :
شامل داشبورد / گزارش درخواستها / کارتابل درخواستها / طراحی فرم / ویرایش فرم / نقش ها / پیشنهادات و انتقادات / پرسش و پاسخ / تعیین سطح دسترسی کاربران با توجه به سیاست های سازمانی و ...
• پنل پیام :
قابلیت ارسال پیام الکترونیک به شهروند(هرنوع پیامی)
قابلیت ارسال پیام کوتاه به شهروند در گردش کار
• تنظیمات سامانه :
قابلیت تغییر محتوای صفحه شهروند
تغییر پیامها
تغییر مشخصات سازمانی
تنظیم ارتباط با سامانه ی پیام کوتاه
تنظیم نقشه
• نقشه :
قابلیت آپلود نقشه با لایه های GIS
نمایش نقشه با لایه ها
جستجو بر روی نقشه
قابلیت انتخاب یک شی روی نقشه
مشاهده اطلاعات عارضه های روی نقشه
• گوشی همراه :
قابلیت نصب و اجرا بر روی گوشیهای با سیستم عامل اندروید و آیفون
ارتباط با دوربین و ضبط صدای گوشی جهت ارسال مستندات
امکان استفاده سامانه برروی گوشیهای هوشمند
سازگار با انواع مختلف صفحه نمایش گوشی همراه
• لازم به ذکر است در بسیاری از قسمتهای نرم افزار سعی شده که آیتم ها به صورت پارامتریک قرار بگیرد تا امکان بومی سازی ساده تر باشد.
• دارا بودن بخش ثبت رویداد سیستم
• دریافت نظرات ارباب رجوع
• قابلیت تعامل الکترونیکی از طریق پیامک در مراحل مختلف انجام خدمت
• ایجاد نام کاربری و رمز عبور برای هر کاربر سازمانی
• تعریف امضاء الکترونیک برای هر کاربر سازمانی
• تععین سطح دسترسی به فرم ها مختص هر خدمت
• با قرارگیری این سامانه در سازمانها مراجعات ارباب رجوع تقریبا از بین میرود
• از ازدحام و سردرگمی ارباب رجوع در سازمانها کاسته میگردد
• هزینه و زمان رسیدن ارباب رجوع به نتیجه درخواست کاهش یافته و روند بررسی ها سریع خواهد بود