با توجه به تغییر در روند کار سازمان ها و رفتن به سوی حذف بروکراسی های اداری ، در ادارات و سازمانها نیاز به وجود سامانه های هوشمند جهت بررسی و پاسخ دهی به ارباب رجوع احساس می گردید.
بدینوسیله مراجعات حضوری و سردرگمی ارباب رجوع به سازمان به حداقل خواهد رسید.
با توجه به اینکه مراجعه به هر سازمانی توسط هرنوع از اقشار جامعه با هر میزان سوادی انجام می گیرد بنابراین طراحی سامانه ای که درعین سادگی بیشترین و سریع ترین کارایی را داشته باشد موجب رقابت بین شرکتهای تولید نرم افزار خواهد بود. ارباب رجوع می بایست کمترین میزان مراجعه به سازمان حتی سامانه راداشته باشد و باکمترین امکانات بتواند جوابیه درخواست خود را دریافت نماید و درصورت مراجعه به سازمان نیازی به مراجعه به واحدهای سازمان را نداشته باشد. شرکت راهبررایان ماد با مد نظر قرار دادن این موارد و با بهره گیری ازتیم طراحی حرفه ای نرم افزار اقدام به طراحی این سامانه نموده است.
امکانات سامانه میز خدمت الکترونیکی:
- با توجه به اینکه نیازی به حضور فیزیکی ارباب رجوع در ادارات نمی باشد حذف بروکراسی های اداری اولین دستاورد این سامانه می باشد
- عدم تجمع ارباب رجوع درسازمانها
- نیازی به اتلاف وقت ارباب رجوع جهت پیگیری یک درخواست نیست و ارباب رجوع میتواند در زمانهای استراحت و یا حتی در منزل به بررسی و پیگیری روند درخواست خود بپردازد
- احتمال مفقود شدن اسناد پرونده ارباب رجوع به شدت کاهش می یابد
- امکان تعریف این سامانه برای ادارات و سازمانهای متفاوت که با ارباب رجوع در ارتباط میباشند
- ارباب رجوع با کمترین هزینه میتواند ازوضعیت درخواست خود مطلع گردد این کاربا سامانه اس ام اس انجام میگیرد
- با توجه به این که عملیات ثبت درخواست ها و نامه های اداری در سامانه به صورت الکترونیکی صورت میگیرد بنابراین کاهش هزینه هم خواهیم داشت
- امکان پیگیری لحظه به لحظه یک درخواست میسر میباشد.
- اطلاع رسانی به ارباب رجوع درخصوص اتمام کار روی درخواست و دریافت نتیجه نهایی.
- استفاده از سامانه توسط هر ارباب رجوعی با هر میزان دانش امکانپذیر میباشد .
بخشی از بخشنامه سازمان اداری و استخدامی کشور در خصوص میز خدمت
به استناد بند ٢ ماده ١٨ و در اجرای ماده ١٧ تصویب نامه شورای عالی اداری با عنوان «حقوق شهروندی در نظام اداری» و به منظور ارایه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین ارتقای رضایت مندی آنان از عملکرد دستگاه های اجرایی، «دستورالعمل میزخدمت» ابلاغ شد. دستگاه های اجرایی و استانداری ها مکلفند نسبت به برنامه ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل مذکور و آموزش متصدیان میزخدمت اقدام کرده و نماینده تام الاختیار خود را حداکثر طی مدت یک ماه از ابلاغ، به سازمان اداری و استخدامی کشور معرفی کنند.
براساس این آیین نامه و به منظور کاهش مراجعه حضوری ارباب رجوع، دستگاه ها باید نسبت به استقرار میزخدمت در قالب میزخدمت الکترونیکی حداکثر طی مدت یک سال و میزخدمت حضوری حداکثر طی مدت ۶ ماه از زمان ابلاغ این دستورالعمل اقدام کنند.
میزخدمت الکترونیکی تحت سامانه ای الکترونیکی و قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند خواهد بود و این ویژگی ها را دارد:
- اطلاع رسانی شفاف درباره هر یک از خدمات ارایه شده در میز خدمت الکترونیکی و میز خدمت حضوری شامل مراحل گردش کار، مستندات مورد نیاز، قوانین و مقررات، سوالات متداول، مدت زمان انجام خدمت، هزینه های مورد نیاز برای دریافت خدمت، رویه ارایه شکایت و پیگیری و مسوول اصلی ارایه خدمت.
- امکان اخذ درخواست خدمت از ارباب رجوع در قالب فرم های الکترونیکی و بارگذاری و ارسال. الکترونیکی مدارک و مستندات مورد نیاز برای دریافت خدمت توسط ارباب رجوع.
- انجام کلیه استعلامات و انجام فرآیندهای بین دستگاهی مورد نیاز برای ارایه خدمت.
- قابلیت ارایه و تحویل خدمت به ارباب رجوع به صورت الکترونیکی.
- ارایه کد رهگیری منحصربه فرد به درخواست خدمت به منظور ردگیری مراحل اجرای فرآیند پردازش درخواست خدمت و بازیابی و رجوع به سوابق اطلاعات خدمت ارایه شده.
- امکان ارسال پیامک به منظور اطلاع رسانی مراحل پردازش درخواست خدمت به ارباب رجوع.
- نظرسنجی الکترونیکی از ارباب رجوع در ارتباط با کیفیت خدمات ارایه شده در میز خدمت.
همچنین براساس این مصوبه برای آن دسته از خدمات که به موجب قوانین و مقررات یا شرایط خاص خدمت، امکان ارایه در میز خدمت الکترونیکی را ندارند و بایستی به صورت حضوری ارایه شوند یا هنوز به صورت الکترونیکی پیاده سازی نشده اند و همچنین فرآیند ارایه خدمت به صورت کامل در محدوده اختیارات دستگاه انجام می شود و نیازی به تعاملات بین دستگاهی برای ارایه خدمت نیست، میز خدمت الکترونیکی راه اندازی می شود.
