سامانه مصوبات شورا(میز خدمت الکترونیکی)و نرم افزار مصوبات شورا

سامانه مصوبات شورا(میز خدمت الکترونیکی)و نرم افزار مصوبات شورا

با توجه به تغییر در روند کار سازمان ها و رفتن به سوی حذف بروکراسی های اداری ، در ادارات و سازمانها نیاز به وجود سامانه های هوشمند جهت بررسی و پاسخ دهی به ارباب رجوع احساس
می گردد.بدینوسیله مراجعات حضوری و سردرگمی ارباب رجوع به سازمان به حداقل خواهد رسید.با توجه به اینکه مراجعه به هر سازمانی توسط هرنوع از اقشار جامعه با هر میزان سوادی انجام می گیرد بنابراین طراحی سامانه ای که درعین سادگی بیشترین و سریع ترین کارایی را داشته باشد موجب رقابت بین شرکتهای تولید نرم افزار خواهد بود. ارباب رجوع می بایست کمترین میزان مراجعه به سازمان حتی سامانه راداشته  باشد و باکمترین امکانات بتواند جوابیه درخواست خود را دریافت نماید و درصورت مراجعه به سازمان نیازی به مراجعه به واحدهای سازمان را نداشته باشد. شرکت راهبررایان ماد با مد نظر قرار دادن این موارد و با بهره گیری ازتیم طراحی حرفه ای نرم افزار اقدام به طراحی این سامانه نموده و در دسترس ارباب رجوع محترم سازمانها وادارات نموده است.

امکانات سامانه مصوبات شورا:

کارتابل اعضاء شورا

• مشاهده در خواست های ارباب رجوع.
• لیست مصوبات ، جلسات ،کمیسیون ها وکمیته ها.
• دادن رای به مصوبات شورا.

کارتابل مدیریت

• مشاهده نامه های شورا .
• لیست مدیریت اعضا شورا.
• فرم مدیریت کمسیون ها ،کمیته ها ، هیئت  رئیسه و تاریخچه شورا .
• فرم آرای اعضا شورا.

کارتابل ارباب رجوع

• ارسال در خواست ارباب رجوع به شورا و مشاهده پاسخ درخواست.
• پیگیری درخواست از طریق کد پیگیری و مشاهده سوابق درخواست.
• مشاهده بیوگرافی اعضا ، ارتباط با اعضا و مشاهده کمیته ها،کمیسیون ها و حتی جلسات .
• امکان رهگیری درخواست توسط ارباب رجوع .

قابلیتهای نرم افزارمصوبات شورا:

• امکان تعریف چارت شورا.
• امکان تعریف انواع کمیسیون ها با معرفی اعضا.
• ثبت نامه های وارده و ارجاع آن به جلسه ی عمومی و کمیسیون های مختلف.
• ثبت تمام نامه های صادره به دستگاههای مختلف.
• امکان گزارش گیری از انواع نامه ها به تفکیک (ارباب رجوع- شهرداری- ادارات و…).
• امکان تعریف کارتابل اعضا و امکان تعریف انواع جلسات .
• امکان تعریف الگوی صورت جلسه های کمیسیون ها.
• ثبت رویدادهای جلسات نسبت به حاضرین و غایبین و مهمانان دعوت شده.
• قابلیت رای گیری و ثبت آن برای کلیه موارد مطرح شده در جلسات.
• امکان چاپ صورتجلسات جلسه های عمومی و کمیسیون ها.
• نمایش عملکرد شوراها در کمیته های مختلف بصورت هفتگی، ماهیانه و سالیانه.
• گزارشگیری مصوبات شورا به تفکیک نوع مصوبه.
• قابلیت پارامتریک بودن نرم افزار که امکان تغییر عمده عملیات نرم افزار را میسر می سازد.

نتیجه گیری :

• عدم نیاز حضور ارباب رجوع و تسریع در رسیدگی به امور ارباب رجوع
• امکان رای گیری مصوبات شورا بصورت غیر حضوری بطوریکه اعضای غایب نیز میتوانند در فرایند رای گیری شرکت کنند و از نتایج مطلع گردند.
• اشراف کامل ریاست شورابر فرایند ها و رسیدگی به امورات مردم.
• امکان ایجاد کارتابل برای فرمانداری و شهردار جهت دریافت مصوبات شورا

نرم افزار دبیرخانه و مصوبات شورا :

نرم افزار مصوبات شورا برای ثبت نامه های وارده و صادره ، به شورای شهر تعریف شده است . این نرم افزار در حقیقت نوعی نرم افزار دبیرخانه بوده با این تفاوت که خاص شوراها است ،  بطوریکه سعی شده با فرآیند کاردرشوراها سازگار باشد .

امکانات نرم افزار

• امکان تعریف کارتابل
• امکان تعریف انواع جلسات و کمیته های مختلف
• ثبت نامه های وارده و ارجاع آن به قسمتهای دیگر به صورت دستی و اتوماتیک
• ثبت تمام نامه های صادره به دستگاههای مختلف
• امکان ثبت نامه های وارده و صادره با شماره اندیکاتور اتوماتیک
• نمایش عملکرد شوراها در کمیته های مختلف بصورت هفتگی، ماهیانه و سالیانه
• گزارشگیری مصوبات شورا به تفکیک نوع مصوبه
• کلیه اطلاعات ورودی بصورت پارامتری بوده که این موضوع باعث سرعت بخشیدن و افزایش دقت در گزارشها می شود.