نرم افزار جامع میز خدمت شورا

خلاصه ویژگی ها

شوراهای اسلامی شهرها ، سازمانهای مردم نهادی هستند که توسط مردم و برای مردم ایجاد شده و می شوند. از وظایف اولیه ی و ذاتی شورا ها خدمت به مردم است . هر چقدر یک شورا با مردم ارتباط نزدیک و مستمر داشته باشد ، اطلاعات کافی و مناسبی از انتقادات و پیشنهادات مردم و همچنین وضعیت شهر خواهد داشت . میدانیم جمعیت شهرها باتوجه به تعریف مفهومی شهر دارای جمعیت بالای چندین هزار نفریست ، لذا دیدار مستقیم و همچنین ملاقات روزانه با تک تک مردم شهر امکان پذیر نخواهد بود و میتوان گفت : غیر ممکن است . حال چگونه میتوان به این جمعیت کثیر پاسخگو بود. با بررسیهای به عمل آمده توسط کارشناسان این شرکت ، معضل اصلی شوراها همین مشکل ارتباط مستقیم با مردم واطلاع از نظرات آنهاست. متاسفانه در اکثر موارد ، با پیشرفت تکنولوژی و افزایش جمعیت شهری ، اعضای محترم شورا همچنان از روشهای سنتی ، ارتباط با مردم بهره میگیرند . نتیجه ی اینکار کاملا مشخص است . اعضای شورا حتی اگر از اولین تا آخرین روز در محل شورا باتک تک جمعیت شهرملاقات کنند ، غیرممکن است بتوانند تنها فقط از مشکلات مردم مطلع شوند ، دیگر زمانی برای رفع آنها یا چاره اندیشی نخواهد بود.

اینجاست که سیستمها و سامانه ها ، بهتر بگوییم تکنولوژی بکار می آید. طی تلاش دوساله این شرکت نرم افزاری جامع برای شوراها تهیه نموده که میتوان آن را میز خدمت شورا نامید . ما نام آنرا شورایارماد گذاشته ایم ، که کمک میکند به اعضای محترم شورا بتوانند با تک تک مردم ارتباط خصوصی و مستقیم داشته باشند و برای مشکلات مشترک تصمیم عام بگیرند. ضمنا از نظرات ارایه شده ی مردم درخصوص یک موضوع مشخص میتوان آمارگیری و استنتاج مناسب نمود. قابلیتهای این سامانه ی شورا به شرح ذیل می باشد :

• عدم تجمع ارباب رجوع درشورا و عدم نیاز به اتلاف وقت ارباب رجوع جهت پیگیری یک درخواست ، ارباب رجوع میتواند در زمانهای استراحت و یا حتی در منزل به بررسی و پیگیری روند درخواست خود بپردازد.

• احتمال مفقود شدن اسناد پرونده ارباب رجوع به شدت کاهش می یابد.

• امکان تعریف چارت سازمانی.

• امکان فرم داشتبرد شهروندان.

• امکان تعریف این سامانه برای ادارات و سازمانهای متفاوت که با ارباب رجوع در ارتباط میباشند.

• ارباب رجوع با کمترین هزینه میتواند ازوضعیت درخواست خود مطلع گردد این کاربا سامانه اس ام اس انجام میگیرد.

• با توجه به این که عملیات ثبت درخواست ها و نامه های اداری در سامانه به صورت الکترونیکی صورت میگیرد بنابراین کاهش هزینه هم خواهیم داشت.

• امکان پیگیری لحظه به لحظه یک درخواست میسر میباشد.

• اطلاع رسانی به ارباب رجوع درخصوص اتمام کار روی درخواست و دریافت نتیجه نهایی.

• قابل دسترس از طریق وب و دستگاه های ارتباطی قابل حمل هوشمند

• اطلاع رسانی شفاف درباره هر یک از خدمات ارایه شده در میز خدمت الکترونیکی و میز خدمت حضوری شامل مراحل گردش کار، مستندات مورد نیاز، قوانین و مقررات، سوالات متداول، مدت زمان انجام خدمت، هزینه های مورد نیاز برای دریافت خدمت، رویه ارایه شکایت و پیگیری و مسوول اصلی ارایه خدمت.

• امکان اخذ درخواست خدمت از ارباب رجوع در قالب فرم های الکترونیکی و بارگذاری و ارسال. الکترونیکی مدارک و مستندات مورد نیاز برای دریافت خدمت توسط ارباب رجوع.

• انجام کلیه استعلامات و انجام فرآیندهای بین دستگاهی مورد نیاز برای ارایه خدمت.

• قابلیت ارایه و تحویل خدمت به ارباب رجوع به صورت الکترونیکی.

• ارایه کد رهگیری منحصربه فرد به درخواست خدمت به منظور ردگیری مراحل اجرای فرآیند پردازش درخواست خدمت و بازیابی و رجوع به سوابق اطلاعات خدمت ارایه شده.

• امکان ارسال پیامک به منظور اطلاع رسانی مراحل پردازش درخواست خدمت به ارباب رجوع.

• نظرسنجی الکترونیکی از ارباب رجوع در ارتباط با کیفیت خدمات ارایه شده در میز خدمت شورا.

امکانات

کارتابل اعضاء شورا

مشاهده در خواست های ارباب رجوع.
لیست مصوبات ، جلسات ،کمیسیون ها وکمیته ها.
دادن رای به مصوبات شورا.

کارتابل مدیریت

مشاهده نامه های شورا .
فرم داشبرد شهروندان
لیست مدیریت اعضا شورا.
فرم مدیریت کمسیون ها ،کمیته ها ، هیئت رئیسه و تاریخچه شورا .
فرم آرای اعضا شورا.

کارتابل ارباب رجوع

ارسال در خواست ارباب رجوع به شورا و مشاهده پاسخ درخواست.
پیگیری درخواست از طریق کد پیگیری و مشاهده سوابق درخواست.
مشاهده بیوگرافی اعضا ، ارتباط با اعضا و مشاهده کمیته ها،کمیسیون ها و حتی جلسات .
امکان رهگیری درخواست توسط ارباب رجوع .

امکانات مصوبالت شورا

قابلیت های نرم افزار دبیر خانه و مصوبات شورار

امکان تعریف چارت شورا.
امکان تعریف انواع کمیسیون ها با معرفی اعضا.
ثبت نامه های وارده و ارجاع آن به جلسه ی عمومی و کمیسیون های مختلف.
ثبت تمام نامه های صادره به دستگاههای مختلف.
امکان گزارش گیری از انواع نامه ها به تفکیک (ارباب رجوع- شهرداری- ادارات و…).
امکان تعریف کارتابل اعضا و امکان تعریف انواع جلسات .
امکان تعریف الگوی صورت جلسه های کمیسیون ها.
ثبت رویدادهای جلسات نسبت به حاضرین و غایبین و مهمانان دعوت شده.
قابلیت رای گیری و ثبت آن برای کلیه موارد مطرح شده در جلسات.
امکان چاپ صورتجلسات جلسه های عمومی و کمیسیون ها.
نمایش عملکرد شوراها در کمیته های مختلف بصورت هفتگی، ماهیانه و سالیانه.
گزارشگیری مصوبات شورا به تفکیک نوع مصوبه.
قابلیت پارامتریک بودن نرم افزار که امکان تغییر عمده عملیات نرم افزار را میسر می سازد.

نتیجه گیری

عدم نیاز حضور ارباب رجوع و تسریع در رسیدگی به امور ارباب رجوع.
امکان رای گیری مصوبات شورا بصورت غیر حضوری بطوریکه اعضای غایب نیز میتوانند در فرایند رای گیری شرکت کنند
و از نتایج مطلع گردند.
اشراف کامل ریاست شورابر فرایند ها و رسیدگی به امورات مردم.
امکان ایجاد کارتابل برای فرمانداری و شهردار جهت دریافت مصوبات شورا.

تصاویر سامانه