نرم افزار دبیرخانه ماد نرم افزاری است که تمامی وظایف واحدهای دبیرخانه سازمان‌ها از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد. خودکارسازی این وظایف باعث می‌شود تا مدیریت امور دبیرخانه حتی در سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت و پایداری امکان‌پذیر شود.
از ویژگی‌های متمایز سیستم دبیرخانه ماد این است که فرآیند ثبت نامه وارده و صادره و سایر فرآیندهای مرتبط با دبیرخانه را با سرعتی بسیار بالا انجام می‌دهد و به این ترتیب مدیریت نامه های اداری را تسهیل می‌کند. مزیت دیگر این نرم افزار، قابلیت بایگانی و طبقه بندی اسناد و مکاتبات است که برای بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی مفید خواهند بود.
از مهمترین امکانات نرم افزار دبیر خانه میتوان به موارد زیر اشاره کرد
-
- مشخصات سازمان و شرکت
- پوشه بندی اطلاعات دبیرخانه
- تعریف چارت سازمانی
- تعریف پاراکدها و پارامترها
- تعریف امضاء ها
- طراحی الگو و فرم نامه
- تعریف پاراف ها
کارتابل نامه ها
-
-
- نامه جدید
- بخش ثبت و بایگانی متن(در قالب فایل Word) و یا اسکن نامه
- بخش ثبت پیوست های نامه
- صندوق ورودی
- بخش گردش نامه
- گزارش چک ها
- بخش پیگیری نامه
- بخش تاریخچه نامه:
- نامه های ارسالی
- نامه های ارجاعی
- نامه های حذف شده
- مشاهده کارتابل نامه های دیگران
- مشاهده کارتابل نامه های دیگران
-
کارتابل پیام ها
-
-
-
- پیام های دریافتی
- پیامهای ارسالی
- پیام های حذف شده
- مشاهده کارتابل نامه های دیگران
-
-
کارتابل پیش نویس ها
-
-
-
-
- پیش نویس جدید
- ارسال پیش نویس
-
-
-
کارتابل ایمیل ها
-
-
-
-
-
- ارسال ایمیل
- مدیریت ایمیل های ارسالی
-
-
-
-
. اطلاعات بیشتر
حداقل امکانات نرم افزاری
