معرفی سامانه میز خدمت الکترونیک ماد

میز خدمت الکترونیک راهبر رایان ماد

با توجه به تغییر در روند کار سازمان ها و رفتن به سوی حذف بروکراسی های اداری، نیاز به وجود سامانه های هوشمند جهت بررسی و پاسخ دهی به ارباب رجوع احساس می گردید . با توجه به اینکه مراجعه به هر سازمانی توسط هرنوع از اقشار جامعه با هر میزان سوادی ، انجام می گیرد بنابراین طراحی سامانه ای که درعین سادگی بیشترین و سریع ترین کارایی را داشته باشد موجب رقابت بین شرکتهای تولید نرم افزار خواهد بود. ارباب رجوع می بایست کمترین میزان مراجعه به سازمان حتی سامانه را داشته و با کمترین امکانات بتواند جوابیه درخواست خود را دریافت نماید و درصورت مراجعه به سازمان نیازی به مراجعه به واحدهای سازمان را نداشته باشد، بلکه در میزخدمت حضوری پاسخ درخواست خود را دریافت کند. شرکت راهبررایان ماد با مد نظر قرار دادن این موارد و استاندارد تنظیم شده توسط سازمان اداری و استخدامی کشور برای میزخدمت حضوری و میزخدمت الکترونیکی ، همچنین ، با بهره گیری ازتیم طراحی حرفه ای نرم افزار، اقدام به طراحی سامانه جامع میزخدمت الکترونیکی ماد نموده است.

اکنون این سامانه در مرحله بهره برداری توسط سازمانهای مختلف میباشد .در ذیل به معرفی اجمالی قابلیت های این سامانه می پردازیم ، بدیهی است که اطلاع یافتن از تمامی امکانات سامانه ماد زمانی میسر خواهد بود که مورد بهره برداری سازمانها برسد.

سامانه شامل سه بخش در ارتباط با هم می باشد:

• بخش مربوط به شهروندان
• بخش مربوط به راهبر سیستم
• بخش مربوط به پرسنل سازمان

امکانات سامانه :

• دسترسی به کلیه خدمات ارباب رجوع تنها از طریق یک سامانه
• ثبت درخواست خدمات ارباب رجوع :

1. ارائه رسید الکترونیکی و تعیین زمان و هزینه ی صدور پاسخ خدمت
2. ارائه کد رهگیری منحصر به فرد به درخواست ارباب رجوع
3. امکان رهگیری الکترونیکی مراحل گردش کار درخواست ارباب رجوع
4. امکان پرسش و پاسخ کاربران برای هر خدمت
5. ثبت شکایات و پیشنهادات و انتقادات در خصوص هر خدمت و دریافت کد رهگیری جهت پیگیری
6. امکان آپلود مدارک ارباب رجوع هنگام ثبت خدمت
7. امکان نظر سنجی پس از دریافت هرخدمت

بخش فرمساز:

• تعریف فرم معمولی یا فرم نظرسنجی
• تعریف هرنوع فرم سازمانی (دارای متغیرهای عددی ، رشته ای ، منطقی ، آبشاری، دکمه، لیست ، تاریخ ، زمان ، گروه ، عنوان ، موقعیت مکان ، لینک نرم افزار ، بارگذاری فایل ، تصویر و …)
• تعریف فیلد برای هریک ازعناصر فرم برای ارتباط با هرنرم افزار
• استخراج دیتا از هریک از فرمها
• دارای قابلیت جهت ارتباط با هرسامانه ای
• دارای قابلیت تنظیم پارامترهای فیلدهای فرم

تعریف خدمت :

• تعریف قوانین و مقررات خدمت
• تعریف شناسنامه خدمت
• تعیین استعلامات خدمت
• تعیین هزینه و زمان
• تعیین لینک های لازم برا ی سامانه های مرتبط با خدمت
• قابلیت آپلود فایل های لازم هر خدمت
• فرآیند ساز خدمت

• تعریف گردش کار
• قراردادن فرمهای تعریف شده در گردش کار
• ارتباط گردش کار با چارت سازمانی
• تعیین سطح دسترسی به فرمها ( خواندن /نوشتن یا هردو)
• قابلیت امضا(کارشناس سازمان)
• تعیین ارجاع به روشهای خودکار/دستی/شرطی
• فرآیندهای مشروط درتمام مراحل
• قابلیت تعویض پست سازمان در گردش کار
• سهولت بهره برداری
• عدم محدودیت در بکارگیری فرمها و گردش کار

   ارایه گزارشات:

• ارائه گزارشات تحلیلی متنوع بر اساس خدمات / درخواست ها / پست سازمانی / بازه ی زمانی / وضیعت درخواستها و….
• ارزیابی خدمات ارایه شده برای هر خدمت و هرشخص
• ثبت رویدادهای سیستم در بخش راهبر سیستم / پرسنل/ شهروند
• گزارش رویدادهای کارتابل پرسنل (زمان ارایه ی خدمات : عالی / خوب / متوسط / ضعیف)
• گزارش خدمات ارایه شده با تاخیر
• هشدار خدمات با تاخیر در کارتابل با رنگ قرمز

   تعریف چارت سازمانی :

• امکان تعریف چارت سازمانی در حوزه های مختلف با پست سازمانی مختلف و افراد مختلف
• امکان تعریف چندین زیرمجموعه برای هر پست سازمانی
• وجود بخش ثبت رویداد سیستم در قسمت چارت سازمانی

      پنل مدیریت :

• شامل داشبورد / گزارش درخواستها / کارتابل درخواستها / طراحی فرم / ویرایش فرم / نقش ها / پیشنهادات و انتقادات / پرسش و پاسخ / تعیین سطح دسترسی کاربران با توجه به سیاست های سازمانی و …

      پنل پیام : 

• قابلیت ارسال پیام الکترونیک به شهروند(هرنوع پیامی)
• قابلیت ارسال پیام کوتاه به شهروند در گردش کار

تنظیمات سامانه : 

• قابلیت تغییر محتوای صفحه شهروند
• تغییر پیامها

• تغییر مشخصات سازمانی
• تنظیم ارتباط با سامانه ی پیام کوتاه

• تنظیم نقشه

     نقشه : 

• قابلیت آپلود نقشه با لایه های GIS
• نمایش نقشه با لایه ها

• جستجو بر روی نقشه
• قابلیت انتخاب یک شی روی نقشه

• مشاهده اطلاعات عارضه های روی نقشه

   گوشی همراه : 

• قابلیت نصب و اجرا بر روی گوشیهای با سیستم عامل اندروید و آیفون
• ارتباط با دوربین و ضبط صدای گوشی جهت ارسال مستندات

• امکان استفاده سامانه برروی گوشیهای هوشمند
• سازگار با انواع مختلف صفحه نمایش گوشی همراه

•  لازم به ذکر است در بسیاری از قسمتهای نرم افزار سعی شده که آیتم ها به صورت پارامتریک قرار بگیرد تا امکان بومی سازی ساده تر باشد.
• دارا بودن بخش ثبت رویداد سیستم

• دریافت نظرات ارباب رجوع
• قابلیت تعامل الکترونیکی از طریق پیامک در مراحل مختلف انجام خدمت
• ایجاد نام کاربری و رمز عبور برای هر کاربر سازمانی
• تعریف امضاء الکترونیک برای هر کاربر سازمانی
• تععین سطح دسترسی به فرم ها مختص هر خدمت
• با قرارگیری این سامانه در سازمانها مراجعات ارباب رجوع تقریبا از بین میرود

• از ازدحام و سردرگمی ارباب رجوع در سازمانها کاسته میگردد
• هزینه و زمان رسیدن ارباب رجوع به نتیجه درخواست کاهش یافته و روند بررسی ها سریع خواهد بود

صفحه اول سامانه :

در صفحه ی اول سامانه یک توضیح مختصر راجع به  سازمانی که میزخدمت به آن تعلق دارد ، قرار داده شده است . همچنین لیست خدماتی را مشاهده میکنید که برای کاربران قابل استفاده است، برای استفاده از هر خدمت کافیست روی خدمت مربوطه کلیک کنید. این خدمات را میتوانیم دسته بندی کنیم و هر کدام را در دسته بندی مختص به خود مشاهده کنیم.سمت راست صفحه دسترسی سریع را مشاهده میکنیم که با کلیک بر روی هر خدمت از دسترسی های سریع مستقیم وارد صفحه ی فرم درخواست آن خدمت میشویم.

تماس با ما :

مطابق تصویر با کلیک بر روی تماس ما میتوانیم اطلاعات تماس سازمان مورد نظر مشاهده کنیم.

نحوه ی استفاده از خدمات:

برای دریافت هر خدمت در صفحه اول(خانه) روی خدمت مورد نظر کلیک کنید و این صفحه مطابق تصویر فوق را مشاهده میکنید که در آن اطلاعات خدمت مربوطه مانند: عنوان خدمت ، نام کارشناس، شناسه خدمت، توضیح مختصر در مورد خدمت را مشاهده میکنید. در قسمت پایین تر مستندات، قوانین و مقررات و… مربوط به آن خدمت را میتوان مشاهده کرد.

بعد از مطالعه اطلاعات آن خدمت ، برای ثبت درخواست رو گزینه ادامه ثبت درخواست کلیک کنید.

   گردشکار:

گردشکار ما را در مدیریت روند راهنمایی میکند که شامل : ساعت کار، هزینه(در صورت وجود) ، ایمیل کارشناس و… میباشد که بصورت مجزا برای هر کارشناس را نشان میدهد.

  پرسش و پاسخ:

در قسمت پایین تر پرسش و پاسخ را خواهیم داشت . که در این قسمت کاربر میتواند سوالات خود را در خصوص خدمت مربوطه بپرسد و ارسال کند.

ثبت درخواست :

بعد از کلیک بر روی گزینه ی ادامه ثبت درخواست ، فرم مربوط به آن خدمت باز شده، حال  باید فرم با دقت پر شود و موارد ستاره دارد ملزم به ورود دیتا میباشند. پس از تکمیل فرم بر روی گزینه ی تایید و ثبت درخواست کلیک کنید تا درخواست شما با موفقیت ثبت گردد.

دریافت کد رهگیری :

بعد از کلیک بر روی گزینه ی تایید و ثبت درخواست ، صفحه ای مطابق تصویر فوق باز میشود که کد رهگیری درخواست ثبت شده را میدهد . این کد رهگیری در این مرحله پیامک نیز میشود. همانطور که مشاهده میکنید این صفحه شامل لوگو سازمان ، زمان و تاریخ ثبت درخواست ، عنوان خدمت، کارشناس خدمت و مدت زمان تقریبی میباشد و امکان چاپ را نیز دارد.

پیگیری درخواست :

برای پیگیری درخواست با کد پیگیری پیامک شده روی گزینه ی پیگیری درخواست مطابق تصویر که در گوشه چپ صفحه قرار دارد کلیک میکنیم .

که صفحه ی فوق باز شده با وارد کردن کد پیگیری و کد امنینی میتوانید مشاهده کنید درخواستتان در چه مرحله ای و درکارتابل کدام کارشناس است.

    نقشه :

سامانه قابلیت آپلود نقشه با لایه های جی آی اس را دارد. این قابلیت امکان استفاده از خدمات و فرم های وابسته به نقشه را ممکن میسازد.

کاربر میتواند از روی نقشه با استفاده از سرچ های موجود(بسته به نوع دیتای سازمان قابل تغییر است) لوکیشن و موقعیت مورد نظر خود را از روی نقشه پیدا کند.

بعد از کلیک بر روی گزینه جستجو موقعیت مورد نظر از روی نقشه قابل مشاهده میباشد اطلاعات را مطالعه و در صورت درست بودن بر روی گزینه تایید کلیک میکنیم تا دیتا در جدول یا فرم مورد نظر سازمان که قبلی طراحی شده است بارگذاری شود.

    انتقادات و پیشنهادات و شکایات :

از منوی بالای صفحه از صفحه ای اول سامانه بر روی گزینه ی انتقاد و پیشنهاد کلیک کنید و مورد خود را مطابق فرم طراحی شده مطرح کنید و سپس بر روی گزینه ی ثبت انتقاد و پیشنهاد کلیک کنید تا درخواستتان با موفقیت ثبت شود.

     نظرسنجی :

نظرسنجی میتواند تحت عنوان یک خدمت در سامانه قرار گیرد و کاربران هر زمان بخواهند بتواند در نظرسنجی شرکت کنند و فرم مربوطه را تکمیل کنند و هم میتواند آن را به صورتی طراحی کرد که کاربر ملزم به تکمیل فرم نظرسنجی قبل از دیدن نتیجه ی درخواست خود باشد.

فرم نظرسنجی مطابق فرم نظرسنجی موجود در هر سازمان قابل طراحی میباشد.

امکانات طراحی فرم :

امکان اپلود فایل توسط کاربر موجود دارد حتی میتوان این قابلیت را برای کاربر در نظر گرفت که بتواند از طریق وب کم یا دوربین تلفن همراه از مدارک خود عکس بگیرد و بارگذاری کند.

امکان قرار دادن تقویم در فرم وجود دارد تا تاریخ مورد نظر خود را از تقویم انتخاب کنند.

امکان طراحی منوی کشویی و ایجاد جدول با بینهایت سطر وجود دارد.

امکان قراردادن راهنما (help) برای هر آیتم وجود دارد.

    امکان طراحی آزمون آنلاین :

به دلیل فرم ساز و فرایندساز بودن سامانه میتوان هر نوع فرمی که مدنظر دارید در این سامانه پیاده سازی کنید.امکان طراحی و برگزاری ازمون یکی دیگر از قابلیت های این سیستم میباشد.